משלוח חשבוניות מס מקור וקבלות דיגטלית באמצעות האימייל במקום לשלוח עותק מודפס בדואר מותרת, לצורך כך יש לעמוד בתנאים הבאים:
- העסק הודיע לפקיד השומה בדואר רשום על כוונתו לשלוח מסמכים ממוחשבים.
- הלקוח אישר את הסכמתו בכתב או באופן ממוחשב לקבל את עותק המקור באינטרנט.
- יש לשמור את אישור הלקוח.
- הלקוח רשאי לשנות את הסכמתו בכל עת, ואז לא ניתן לשלוח לו מסמכים ממוחשבים.
- יש לשמור גם את הודעת הביטול.
- חשבונית נדרשת להיות חתומה בחתימה אלקטרונית מאובטחת או מאושרת.
- העסק השולח את החשבונית והעסק המקבל את החשבונית מתחייבים לשמור את הקבצים הממוחשבים (כקובץ) כחלק מניהול הספרים.
דרישות החוק לחתימה אלקטרונית/דיגיטלית מאובטחת מתוך חוק חתימה אלקטרונית
“חתימה אלקטרונית מאובטחת” – חתימה דיגטלית שמתקיימים בה כל אלה:
- היא ייחודית לבעל אמצעי החתימה.
- היא מאפשרת זיהוי לכאורה של בעל אמצעי החתימה.
- היא הופקה באמצעי חתימה הניתן לשליטתו הבלעדית של בעל אמצעי החתימה.
- היא מאפשרת לזהות שינוי שבוצע במסר האלקטרוני לאחר מועד החתימה.
